La gestión de un proyecto de traducción suele ser muy dinámica. Cada etapa tiene sus particularidades e idas y vueltas: requisitos, presupuestos, partes interesadas, fechas de entrega, buenas y malas noticias. Por ello no es de extrañar que a veces, en primera instancia, las cosas tiendan a salir no tan bien como quisiéramos y debamos enfocarnos en las correcciones que resulten necesarias para llegar a resultados óptimos.
Vale decir que consideramos a los errores como parte del proceso, por tal motivo es de vital importancia saber qué hacer y cómo responder a los vaivenes de cada proyecto. Existe mucha bibliografía al respecto, la más conocida es la emanada del Project Management Institute (PMI) Institute, el famoso y querido PM BOK (Project Management Body of Knowledge), siendo BOK las iniciales de “cuerpo de conocimiento”, el cual surgió como una compilación realizada por un grupo de gerentes de proyecto que reúne las mejores prácticas y comparten sus conocimientos. Allí se clasifican los errores más comunes que solemos cometer los coordinadores de proyecto y también los tópicos más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de gerenciar proyectos. Para esta primera parte hemos elegido los 7 aspectos más relevantes que todo PM debe incorporar a su práctica profesional para poder llevar a cabo una tarea exitosa.
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1 – Identificación de todas las personas involucradas en el proceso de cualquier proyecto
Un proyecto, por definición, es el resultado del esfuerzo de todas las personas que lo conforman, por tal motivo solo se completará con éxito si se considera al equipo y a todos los involucrados. Uno de los peores errores que puede cometer un gerente de proyecto es no identificar a todas las personas involucradas y a los intereses de cada una, hecho que podría afectar negativamente y poner en riesgo el resultado final.
2 - Claridad en los requisitos para llevar a cabo un proyecto
Los proyectos en general, incluidos los de traducción, consisten en convertir las ideas en realidad. Es muy complicado completar con éxito un proyecto si no hay forma de comparar lo que se ha hecho con la idea original. Tener claros los requisitos del proyecto es esencial para la gestión del mismo y debe ser un tema relevante ya que de cada detalle depende el éxito.
3 - Tener un plan de gestión de riesgos
En cada proyecto en particular, se recomienda crear una lista de posibles obstáculos o riesgos y, en tal caso, elaborar un plan de acción para actuar con la mayor rapidez posible. Al identificar un riesgo es más fácil solucionar un problema evitando un riesgo mayor que ponga en peligro cualquiera de las variantes que tenga ese proyecto.
4 - Aprender lecciones
En medio de un proyecto, cuando el PM y el resto del equipo están tratando de cumplir con el cronograma de tareas, el alcance y el presupuesto, suelen surgir discusiones informales sobre procesos que se están aprendiendo durante el transcurso del proyecto.
En consonancia, muchos PM se olvidan de llevar un registro de las lecciones aprendidas. Generalmente esto se realiza solo al final del proyecto, y a veces es demasiado tarde. Una buena práctica sería comentar o documentar lecciones aprendidas de manera regular durante un proyecto para que todas las personas integrantes del equipo se acostumbren al proceso.
5 - Invertir tiempo y esfuerzo en trabajar con el equipo más adecuado
En la mayoría de los casos, la contratación de miembros del equipo se da en función de su currículum, por referencia de otros profesionales o entrevistas. Hoy en día, además de la experiencia y formación para realizar el trabajo, se recomienda que, antes de enviar trabajo a una nueva persona, se le pregunte cómo se ve trabajando en equipo y si pueden hacerlo con las fechas de trabajo preestablecidas.
Conocer al futuro proveedor o colega es primordial porque el éxito de cada proyecto depende del compromiso de las personas. Obtener la aceptación del resto del equipo y lograr que todos los que están involucrados en hacer el trabajo estén 100% detrás de la idea y el propósito del proyecto.
6 – Saber manejar la información
Existe una tendencia a minimizar las malas noticias- ¡no maten al mensajero!
A menudo lo justificamos pensando en que "si es solo un problema pequeño, ¿por qué preocupar a todos?" Si bien este enfoque puede ser suficiente cuando estás solo en un proyecto chico, no funciona cuando hay todo un equipo involucrado, y el objetivo final es que el proyecto salga bien.
Todos los miembros del equipo están trabajando en diferentes tareas y paquetes de trabajo, bajo el supuesto de que todo va según lo planeado. Ese "pequeño problema" podría impactar de lleno en el trabajo de algún otro miembro del equipo de una manera impredecible. Por ello es clave una transmisión clara y transparente sobre cada problema, incluso si se trata de algo pequeño.
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7. Comunicación óptima
Y finalmente, llegamos a la comunicación. Los seis temas anteriores realmente se reducen a la comunicación. Ya sea por guardarse las malas noticias, no invertir tiempo y esfuerzo en trabajar con el equipo más adecuado, no aprender lecciones, evitar la gestión de riesgos, no tener claros los requisitos o dejar de lado a las partes interesadas. Es mucho más fácil evitar estos problemas siendo un mejor comunicador.
Lo bueno de ser un mejor comunicador es que se puede aprender y mejorar cada día. Solo hay que tomarlo como una prioridad, aprender de los errores y seguir trabajando más eficientemente.
*Además de ser PM, Julio es jugador de hockey y viste la camiseta número 7. No solo lo considera su
